会議をうまく進めるために

  • 組織

立場上、いろんな会議を進行したりするわけだが、難しいな〜と思う。
やり方を知っているのと実際にやってみるのではまた差があるというか何というか。

最初は上手くやっているつもりでも、いつの間にか小さなズレが広がっていって次第に上手く回らなくなってしまう。

個人的にとりあえずこれはやっておくと間違いないと思うことを並べていく。

前提事項の共有

参加者全員の前提知識が揃っていないと、根本的なところでズレが発生してしまう場合があるので注意する。
新しく会議に参加する人がいたならば、前提事項の共有から始めるべき。

前提事項が膨大すぎる場合はドキュメントにまとめて共有するべし。

アジェンダの用意

事前にアジェンダを用意しておくと、参加者も意義を持って臨みやすい。
誰でもアジェンダを追記できるように議事録用のページも前日(出来れば2日前)までには共有しておきたい。

定例であれば、会議後に一週間後のページをすでに用意しておくのも良いかもしれない。

目的の明文化

単発の会議の場合は必ずゴールを設定するべき。
定例会議の場合は、目的を明文化しておくと長期的に運用しやすくなると思う。
毎週行っていると、だんだん何を決める会議だっけ?となりがちなので気を付ける。

ネクストアクションの決定

会議中にタスクが発生した場合はネクストアクション欄に追記し、担当者もその場で指名する。
そうすることでその場で出てきたタスクが流されてしまうことがなくなる。

プロセスの振り返り

会議自体の進め方であったり、組織やプロジェクトのあり方・進め方について振り返る機会が定期的にあると良い。
振り返り方はKPTなど何でも良いと思う。

プロセスが改善されていくと内容の質も高まっていく。

時間は適切に設定

会議はできる限り短くしよう!とよく言われるが、短いせいで決まるものも決められないのであれば、それは改めるべき。
アジェンダの量や質に応じてアドホックに時間を調整するのも良い。

内容がないのに時間だけ確保しているのは無駄だが、話し合うべき内容があるのであれば、それに応じて設定しよう。

一方で、非同期で済ませることができるのであれば、それも検討しよう。

まとめ

  • 前提事項の共有
  • アジェンダの用意
  • 目的の明文化
  • ネクストアクションの決定
  • プロセスの振り返り
  • 時間は適切に設定


当たり前のようなことが並んでしまったが、この当たり前のことをちゃんとやるのが難しい。
自戒も込めて、メモ。

柴田 和祈 Twitter GitHub
株式会社microCMS 共同創業者兼COO / デザイナー兼フロントエンドエンジニア / ex Yahoo / 2児の父 / 著書「React入門 React・Reduxの導入からサーバサイドレンダリングによるUXの向上まで 」

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